Comment réussir une opération d’externalisation RH ?

Avec une fonction Ressources Humaines qui ne cesse s’enrichir, les entreprises font de plus en plus appel à des prestataires extérieurs, experts en gestion RH, pour soulager leur charge de travail, réduire les coûts et se recentrer sur leur cœur de métier.
L’externalisation RH est une solution idéale pour les PME qui souhaitent bénéficier des compétences d’un DRH en vue de développer leur capital humain.
Il existe autant de formules que de besoins spécifiques à chaque entreprise. Voyons en quoi consiste une opération d’externalisation RH et comment mettre toutes les chances de votre côté pour la mener à bien ?

L’externalisation RH : un investissement efficace sur le long terme

Vous êtes dirigeant de PME et n’avez ni le temps, ni les moyens humains de piloter la gestion des relations humaines au sein de votre entreprise ?

Dans ce cas, l’externalisation RH vous permet de bénéficier des services d’un expert RH à temps partagé sans avoir à supporter le poids financier d’un recrutement à temps complet. Vous pouvez choisir la fréquence et le contenu des interventions selon vos besoins et votre budget et les ajuster à tout moment au gré de votre activité.

De l’accompagnement des managers à la communication interne en passant par la politique de recrutement, la gestion des carrières ou le management social, le champ d’action est large et les avantages sont nombreux.

Non seulement, l’entreprise bénéficie d’un accompagnement sur mesure et adapté à son budget, mais elle gagne en souplesse, expertise, réactivité et productivité.

Quels sont les avantages d’une externalisation RH ?

Les avantages de l’externalisation RH sont de nature économique, stratégique, managériale et qualitative :

  • Elle soulage l’entreprise des activités chronophages et permet aux collaborateurs de se recentrer sur leur cœur de métier en y apportant plus de valeur ajoutée.
  • Elle réduit les risques d’erreur dans les calculs et les procédures, ces activités étant confiées à des experts.
  • Elle permet de faire des économies en réduisant les frais de gestion et de personnel ouvrant ainsi la possibilité d’investir dans des activités à plus forte valeur ajoutée (Recherche et développement, marketing et communication…).
  • Elle apporte des compétences supplémentaires à l’entreprise grâce aux conseils et à l’expertise du prestataire.
  • Elle permet d’améliorer la communication interne grâce à un interlocuteur neutre et compétent qui fait le lien entre les différentes entités de l’entreprise (dirigeant, managers, salariés, représentants du personnel).
  • Elle offre un accompagnement sur mesure en fonction des besoins et du budget de l’entreprise.

Chez Animis, notre portefeuille de clients nous permet d’avoir une vision élargie de la fonction RH pouvant s’étendre sur plusieurs secteurs d’activité. Au-delà d’une aide opérationnelle (technique, logistique, administrative), nous sommes force de propositions stratégiques pour améliorer durablement l’efficacité de votre activité RH et vous aider à développer la compétitivité de votre entreprise. Nous étudions attentivement le fonctionnement de l’entreprise, sa culture, ses métiers, son marché, afin de proposer des process RH sur mesure et spécialement conçus pour votre activité.

L’externalisation : un choix stratégique de l’entreprise

L’outsourcing peut représenter un véritable levier stratégique pour l’entreprise via un transfert de compétences et de savoir-faire en interne. Le DRH à temps partagé peut accompagner l’entreprise sur toutes les missions du quotidien mais aussi sur des missions plus spécifiques (gestion du turnover, prévention des risques psychosociaux…). Plus que de simples exécutants, les prestataires en gestion RH contribuent à développer de nouvelles compétences au sein de l’entreprise vue de la rendre plus performante et d’insuffler de l’énergie et de la motivation à l’ensemble des collaborateurs.

Parmi les activités pouvant être externalisées, on retrouve :

  • Le recrutement, l’accueil et l’intégration des nouveaux salariés dans l’entreprise
  • L’évolution professionnelle et la formation
  • L’accompagnement au changement (mobilité interne, restructuration des équipes, gestion du turnover)
  • L’accompagnement opérationnel des managers
  • L’évaluation : entretien annuel d’évaluation, l’auto-évaluation ou l’évaluation 360°
  • La gestion des représentants du personnel (élections professionnelles, reporting social…)
  • L’administration du personnel (contrat de travail, mutuelle, mobilité…)
  • La communication interne
  • L’organisation du travail et mise en place de solutions innovantes
  • La prévention des risques : risques liés à la sécurité au travail, risques psychosociaux

Comment définir les activités à externaliser

La règle des 4C est un bon indicateur pour déterminer quelles activités peuvent être externalisées :

  • Chronophage : l’activité demande-t-elle beaucoup de temps ?
  • Complexe : l’activité demande-t-elle des techniques et des compétences particulières ?
  • Circonscrite : le périmètre de l’activité est-il limité à un service ?
  • Critique : l’activité a-t-elle un degré d’importance particulièrement élevé pour l’entreprise (ex : une activité qui serait soumise à des règles légales et sociales, ou comportant des contraintes de délais et de qualité).

Nos conseils pour réussir votre externalisation RH

Assurez-vous de la sécurité du service d’externalisation : localisation des équipes, solutions d’hébergement des données, agréments concernant les normes et les procédures, références, engagements contractuels.
Établissez un cahier des charges précis en définissant des objectifs réalistes et qui sert d’engagement entre les deux parties.
Instaurez une relation de confiance avec le prestataire et misant sur la transparence, le dialogue et l’écoute.

Vous l’aurez compris, qu’il s’agisse de faire appel à un professionnel des ressources humaines sur des missions classiques ou sur des interventions plus spécifiques, la clé d’une bonne externalisation réside dans l’instauration d’un bon relationnel avec les différents interlocuteurs et la maîtrise du prestataire des spécificités de son client.